CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-----------------------------------
Tp Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 08 năm 2017
QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA HỘI ĐỒNG HƯƠNG XÃ TÂN THÀNH CÁC TỈNH PHÍA NAM
Chương I
TÊN GỌI, TÔN CHỈ MỤC ĐÍCH CỦA HỘI
Điều 1: Tên gọi: Hội Đồng hương xã Tân Thành các tỉnh phía Nam.
(Hội Đồng hương xã Tân Thành các tỉnh phía Nam được thành lập từ ngày 2 tháng 9 năm 2006 tại thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai).
Điều 2: Tôn chỉ mục đích của Hội:
1. Hội Đồng hương xã Tân Thành các tỉnh phía Nam là một tổ chức xã hội sinh hoạt tự nguyện, là nơi hội tụ của tất cả những người cùng quê hương xã Tân Thành, huyện Vụ Bản, tỉnh Nam Định hiện đang cư trú tại các tỉnh, thành phía Nam (Thành phố Hồ Chí Minh làm trung tâm).
2. Hoạt động của Hội nhằm xây dựng khối đại đoàn kết cộng đồng, phát huy truyền thống cách mạng, văn hóa tốt đẹp của quê hương; tôn trọng và chấp hành chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các qui định của địa phương nơi cư trú.
3. Hội tạo điều kiện để các hội viên trao đổi tâm tư tình cảm quê hương, kiến thức, kinh nghiệm, giúp đỡ nhau trong cuộc sống, trong học tập và phát triển kinh tế. Tổ chức giao lưu, thăm hỏi nhau trong việc hiếu, hỷ, cũng như khi hội viên bị ốm đau, bệnh tật, gặp tai nạn, rủi ro.
4. Đề cao và tôn vinh các tổ chức và cá nhân có thành tích xây dựng Hội. Đẩy mạnh công tác khuyến học, khuyến tài, góp sức hỗ trợ học sinh có hoàn cảnh khó khăn vượt khó học giỏi, những học sinh đạt được thành tích xuất sắc và các danh hiệu qua các kỳ thi Quốc gia và Quốc tế.
5. Hội là cầu nối tình cảm của những người con xa xứ với nhau và những người con xa xứ với quê hương; vận động hội viên làm tròn trách nhiệm, nghĩa vụ nơi cư trú và góp sức xây dựng quê hương, đất nước.
Chương II
HỘI VIÊN
Điều 3: Điều kiện của hội viên:
Tất cả những người (Già, trẻ, trai, gái, dâu, rể và hậu duệ) có quê quán tại xã Tân Thành, huyện Vụ Bản, tỉnh Nam Định và những người trước đây đã thường trú, ở xã Tân Thành nay đang cư trú tại các tỉnh, thành phía Nam chấp nhận Quy chế này, tự nguyện đăng ký gia nhập Hội và đóng hội phí đầy đủ được công nhận là hội viên.
Điều 4: Quyền lợi và nghĩa vụ của hội viên:
1. Quyền lợi:
- Được hưởng mọi quyền lợi theo Quy chế này. Được tham gia các hoạt động của Hội, hội họp, thảo luận đóng góp ý kiến và biểu quyết mọi công việc của Hội theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
- Được quyền ứng cử, đề cử vào Ban liên lạc của Hội.
- Hội viên có nhiều thành tích trong hoạt động Hội, trong học tập sẽ được tuyên dương và khen thưởng.
- Hội viên có hoàn cảnh khó khăn, ốm đau,… sẽ được Hội thăm hỏi, động viên giúp đỡ về tinh thần và vật chất tùy theo khả năng của Hội.
2. Nghĩa vụ:
- Hội viên phải tự giác tuân thủ Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội.
- Thường xuyên giữ mối liên hệ, thông tin cần thiết với Ban liên lạc của Hội, tích cực tham gia các hoạt động của Hội trên tinh thần xây dựng và phát triển Hội ngày càng lớn mạnh.
- Bảo vệ uy tín của Hội và hội viên.
- Đóng hội phí và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của Hội.
Chương III
NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CỦA HỘI
Điều 5: Nhiệm vụ:
1. Hội có nhiệm vụ tổ chức tuyên truyền động viên mọi người gia nhập hội, xây dựng chương trình hoạt động cho phù hợp với tôn chỉ mục đích của hội được qui định tại Điều 2 của Quy chế này.
2. Xây dựng khối đại đoàn kết nhất trí trong hội để thực hiện nhiệm vụ của hội.
3. Tổ chức tốt hệ thống thông tin, diễn đàn thông qua trang web của hội để các hội viên có điều kiện giao lưu và kịp thời thông tin hai chiều giữa hội viên với Ban liên lạc của hội về các thông tin cần thiết trong hoạt động của hội.
4. Kịp thời chăm lo giúp đỡ đời sống tinh thần, vật chất cho hội viên theo chương trình hoạt động của hội.
Điều 6: Cơ cấu tổ chức của hội:
1. Tổ chức của hội gồm Ban liên lạc của hội và các Chi hội trực thuộc.
2. Ban liên lạc của hội do hội nghị toàn thể hội viên Hội Đồng hương bầu ra, Trưởng Chi hội trực thuộc là thành viên của Ban liên lạc, số lượng thành viên Ban liên lạc, tùy theo yêu cầu nhiệm vụ thực tế từng thời kỳ để bầu từ 11 đến 13 người, nhiệm kỳ của Ban liên lạc là 5 năm.
3. Ban liên lạc bầu ra Thường trực gồm có: Trưởng Ban, các phó trưởng ban (tùy theo yêu cầu nhiệm vụ, phó trưởng ban có từ 1 đến 3) và thủ quỹ.
4. Các Chi hội trực thuộc được tổ chức theo địa bàn tỉnh, thành phố có hội viên cư trú. Chi hội có chi hội trưởng và chi hội phó do hội nghị toàn thể của Chi hội bầu ra.
Điều 7: Tiêu chuẩn thành viên của Ban liên lạc:
Thành viên của Ban liên lạc là hội viên ưu tú có nhiều thành tích đóng góp cho hoạt động của hội, có đủ sức khỏe và thơi gian cũng như khả năng, nhiệt tình công tác xây dựng hội, có uy tín trong hội, được đa số hội viên tín nhiệm bầu ra.
Điều 8: Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban liên lạc:
1. Ban liên lạc có nhiệm vụ quản lý, điều hành mọi hoạt động của hội bao gồm cả đối nội và đối ngoại theo chương trình kế hoạch và Quy chế của hội.
2. Ban liên lạc họp mỗi năm một lần trước ngày họp mặt toàn thể hội viên 1 tháng để chuẩn bị nội dung, điều kiện cho công tác tổ chức họp mặt toàn thể hội viên và có thể họp bất thường khi cần thiết do Trưởng Ban triệu tập.
3. Thường trực Ban liên lạc thường xuyên trao đổi thông tin khi cần thiết để điều hành các hoạt động của hội.
4. Tổ chức họp mặt toàn thể hội viên Hội đồng hương mỗi năm 1 lần vào ngày chủ nhật trước Quốc khánh mồng 2 tháng 9 hàng năm. Địa điểm, ngày giờ họp mặt do Ban liên lạc thông báo cụ thể trên trang Website của hội.
5. Tổ chức Đại hội toàn thể hội viên Hội đồng hương để bầu ra Ban liên lạc theo nhiệm kỳ. (năm tổ chức Đại hội cũng là ngày họp mặt hàng năm).
6. Xem xét quyết định việc thành viên Ban liên lạc xin từ nhiệm và bổ sung thành viên mới vào Ban liên lạc giữa hai nhiệm kỳ đại hội.
7. Quản lý chỉ đạo các Chi hội trực thuộc hoạt động theo Quy chế của hội.
8. Tổ chức mừng thọ cho hội viên, cha mẹ của hội viên đến tuổi 70 vào dịp họp mặt Hội Đồng hương hàng năm. Thường xuyên thăm hỏi hội viên cao tuổi.
9. Thường xuyên đẩy mạnh công tác vận động khuyến học, khuyến tài trong toàn hội. Tổ chức xét duyệt khen thưởng vào dịp họp mặt Hội Đồng hương hàng năm đối với hội viên có nhiều thành tích xuất sắc trong công tác xây dựng hội. Học sinh có hoàn cảnh khó khăn, vượt khó học giỏi. Học sinh giỏi xuất sắc, Sinh viên trúng tuyển vào Đại học, Cao đẳng.
10. Tổ chức thông báo cho hội viên, phân công trong Ban liên lạc thăm hỏi, động viên hội viên có hoàn cảnh khó khăn, khi có ốm đau, bệnh tật, gặp tai nạn, rủi ro. Thăm hỏi, chia buồn, phúng viếng khi có hội viên hoặc người thân của hội viên qua đời.
11. Quản lý có hiệu quả trang Web của hội, tạo điều kiện cho hội viên tiếp nhận được nhiều thông tin có ích, động viên hội viên viết bài và cung cấp thông tin kịp thời cho Ban liên lạc.
12. Quản lý tốt quỹ hội theo qui định.
Điều 9: Chức năng, nhiệm vụ của Trưởng, Phó Ban liên lạc, Trưởng Chi hội và Thủ quỹ:
1. Trưởng Ban: Phụ trách chung về quản lý, điều hành mọi hoạt động của hội bao gồm cả đối nội và đối ngoại theo chương trình kế hoạch và Quy chế của hội. Chuẩn bị nội dung, kế hoạch họp Ban Liên lạc. Lập báo cáo tổng kết hàng năm và cả nhiệm kỳ để báo cáo hội nghị toàn thể hội viên.
2. Phó Trưởng Ban 1: Thay mặt Trưởng Ban khi đi vắng. Trực tiếp quản lý danh sách hội viên các Chi hội, làm công tác phát triển hội viên. Chuẩn bị các điều kiện tổ chức các sự kiện như họp hội, thăm hỏi, du lịch,… và thông báo cho các Chi hội và hội viên thực hiện.
3. Phó trưởng Ban 2: Phụ trách công tác tài chính của Hội, có kế hoạch vận động, khai thác phát triển quỹ hội, nhất là quỹ khuyến học. Tổ chức thu có hiệu quả hội phí và các khoản thu khác, chi tiêu tiết kiệm đúng Quy chế. Hàng năm báo cáo tài chính công khai cho Ban liên lạc và hội viên. Chỉ đạo thủ quỹ thu, chi.
4. Phó trưởng Ban 3: Quản lý có hiệu quả trang Web của hội, tạo điều kiện cho hội viên tiếp nhận được nhiều thông tin có ích, động viên hội viên viết bài và cung cấp thông tin kịp thời cho Ban liên lạc. Tuyên truyền, vận động xây dựng Hội.
5. Chi hội trưởng, phó: Chi hội trưởng có trách nhiệm lập và quản lý danh sách hội viên, phát triển hội viên mới. Điều hành mọi hoạt động của Chi hội theo Quy chế Hội. Là cầu nối giữa hội viên với Ban liên lạc và toàn Hội, đảm bảo thông tin hai chiều. Chi hội thường xuyên nắm bắt tình hình hội viên báo cáo, thông tin kịp thời (nếu có) cho Trưởng Ban liên lạc để có chỉ đạo thực hiện công tác Hội đạt hiệu quả. Chi hội phó giúp việc cho Chi hội trưởng và thay mặt Chi hội trưởng khi đi vắng.
6. Thủ quỹ: Quản lý chặt chẽ quỹ tiền mặt, sổ tiết kiệm (nếu có) các khoản thu và chi quỹ hội phải đúng quy định, mở sổ sách kế toán để theo dõi, ghi chép đầy đủ chi tiết rõ ràng các khoản thu, chi (kèm theo chứng từ). Khi có lệnh thu, chi của Phó Ban phụ trách tài chính, Thủ quỹ mới được thực hiện.
Chương IV
TÀI CHÍNH CỦA HỘI
Điều 10: Các khoản thu:
1. Hội phí do hội viên tự nguyện đóng góp, hàng năm với mức thu là 50.000đ/hội viên, (Trừ hội viên có hoàn cảnh khó khăn hoặc trong gia đình có hội viên thứ 5 trở lên không phải đóng). Thời gian thu, nộp vào buổi họp mặt toàn thể hội viên Hội Đồng hương hàng năm, Ban liên lạc tổ chức phân công người thu, số vắng mặt thì Chi hội trưởng thu và nộp về thủ quỹ của hội.
2. Các khoản thu khác:
- Sinh hoạt phí: Dùng để chi cho buổi liên hoan họp mặt Hội Đồng hương hàng năm, mức thu cụ thể hàng năm Ban liên lạc sẽ lấy ý kiến của Chi hội, hội viên để thống nhất, với mức đóng góp phù hợp tiết kiệm.
- Nguồn thu từ tài trợ, hỗ trợ thêm ngoài hội phí của các hội viên, mạnh thường quân và các nhà hảo tâm.
- Thu từ nguồn tiền gửi tiết kiệm hàng năm và các hoạt động thu khác của Hội.
3. Thời điểm đóng góp nguồn thu: Ban liên lạc tổ chức phân công người thu vào buổi họp mặt toàn thể hội viên Hội Đồng hương hàng năm, số vắng mặt thì Chi hội trưởng thu và nộp về thủ quỹ của hội.
Điều 11: Các khoản chi:
1. Chi phí cho buổi họp mặt toàn thể hội viên Hội Đồng hương hàng năm: Hội trường, tài liệu, tiệc liên hoan và chi khác nếu có.
2. Mừng thọ hội viên, cha mẹ hội viên đến tuổi 70 với một phần quà trị giá 200,000đ/người + khánh mừng thọ (30cm x 60cm).
3. Thăm hỏi, giúp đỡ hội viên và người thân của hội viên (tứ thân phụ mẫu, con) bị ốm đau phải nằm viện điều trị, tai nạn, rủi ro với mức từ 300.000đ đến 500.000đ/lần.
4. Chia buồn: Phúng viếng hội viên và người thân của hội viên qua đời 01 vòng hoa và tiền phúng viếng trị giá 500.000đ
5. Chi khen thưởng: Hội viên có thành tích xuất sắc trong hoạt động, đóng góp xây dựng hội; học sinh giỏi được các cấp khen thưởng, học sinh có hoàn cảnh khó khăn; học sinh trúng tuyển vào Đại học, Cao đẳng. Căn cứ vào tình hình thực tế, khả năng quỹ hội, Thường trực Ban liên lạc xem xét tặng quà cho các đối tượng có giá trị từ 100.000đ/người đến 2.000.000đ/người.
6. Chi thuê và quản lý trang Website của Hội.
7. Các khoản chi khác: Thường trực Ban liên lạc căn cứ vào tình hình thực tế để quyết định, thật tiết kiệm.
Điều 12: Quản lý thu, chi quỹ hội:
Việc quản lý các khoản thu và chi quỹ hội phải chặt chẽ đúng quy định, mở sổ sách kế toán để theo dõi, ghi chép đầy đủ chi tiết rõ ràng các khoản thu, chi (kèm theo chứng từ). Sau khi thống nhất trong thường trực, theo Quy chế, Trưởng Ban là người quyết định các khoản thu, chi của Hội. Hàng năm được báo cáo công khai thu chi tài chính tại kỳ họp của Ban liên lạc và toàn thể hội viên.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 13: Bản Quy chế này thay thế Quy chế Ban liên lạc Đồng hương xã Tân Thành các tỉnh phía Nam ngày 15 tháng 8 năm 2013.
Điều 14: Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của Hội sẽ do Ban liên lạc điều chỉnh sau khi đã được các hội viên biểu quyết thông qua cuộc họp của Hội hàng năm.
Điều 15: Quy chế này gồm 5 chương 15 điều đã được hội nghị toàn thể hội viên thông qua ngày tháng năm 2017.
TM BAN LIÊN LẠC
TRƯỞNG BAN